如何用CRM系统高效管理销售
1. 销售机会与业务代表之间的关联
最好能够与销售代表关联销售机会跟踪。这将有利于后续评估。例如，笔者曾经有一个从事五金工具出口的客户。他们对销售代表的考核是比较详细的。如果开发新客户或者开发新产品，可以获得额外的奖励。这时就需要将销售机会与业务代表关联起来，方便后续考核，体现业务代表把握销售机会的能力。
其次，当一名销售经理有时你可能会一下子收集到很多销售机会。如果你参加完广交会回来，会收到很多潜在客户的名片。在后续的工作中，需要指定业务代表与他们一一联系，希望获得更多的订单。如果发生这种情况，销售经理可以在此窗口中将销售机会与业务代表关联起来，并将销售机会分配给该个人。
2.分阶段追踪销售机会
销售机会根据不同的进展会有不同的阶段。例如，可能是与客户初步接触的阶段，也可能是提供样品或报价的阶段等。为了更仔细地管理销售机会，笔者建议最好将销售机会分为几个销售阶段根据公司实际情况而定。这主要是由于以下因素造成的。
首先，销售机会是一个虚无缥缈的内容。如果不进行细分，销售经理，包括负责的销售人员，就无法了解销售机会的进展情况。例如，销售经理需要了解销售人员对某个客户的跟踪进度。如果没有销售阶段划分，他都不知道会达到什么程度。相反，如果这些信息能够在系统中显示出来，业务管理者只需要打开系统就可以看到相关信息。
其次，确保不要错过任何获得订单的机会。在销售机会管理中，更令人担忧的是销售人员怕麻烦，不跟进。为此，需要根据进度在系统中保存相关信息。如果提供样品，需要将样品图片、快递等信息保存在系统中，以便后续查询。那边白纸黑字写着，你不用担心推销员作弊。
第三，如果需要临时调整分工，后续的销售代表可以快速接替前一个销售人员的工作。例如，业务代表A可能负责某个客户的前期工作。后来，在报价阶段，销售代表A辞职了。公司可另派销售人员B负责后续工作。在这种情况下，销售人员只需要查看系统就可以了解上一个销售人员所做的工作。这不仅提高了工作效率，也提高了客户满意度。例如，相同的内容不会向客户再次确认等。
那么如何细分销售机会呢？没有统一的标准。因此，需要根据用户的实际情况来判断。笔者在这里举了一个客户的例子。这位客户是做家电的，他们把机会分为以下几个阶段。以下阶段为：获得销售机会、首次接触、客户需求收集、客户验货、提供样品、报价、客户验厂、关闭销售机会等。这只是一个参考，应根据客户需求进行调整。如果公司的产品价值比较大，周期比较长，一般中间环节会比较多。相反，如果单位价值比较低或者基本是一次性销售，那么中间环节就会少得多。因此，具体阶段的设置需要用户根据自己的实际情况进行设置。
还有一点值得提醒的是，有些CRM系统在这里比较死板。他们不允许用户自定义销售阶段。这是不合理的。在选择系统时，需要特别注意这一点。由于CRM系统中很多管理方式都比较灵活，如果系统出现故障，未来可能需要大量额外的二次开发。
3. 设置销售机会的预计结束时间
在设置销售机会时，最好还确认预计的结束时间。换句话说，如果销售机会在一定时间后仍未得到确认，则销售机会将自动关闭。虽然这只是一个小小的日期字段，但是在实际工作中却具有很大的实用价值。
这就像一个计划，应该有一个期限。如果没有截止日期，就会继续拖延。为了督促业务代表尽快联系客户，这个关门时间是必要的。例如，您可以在系统中生成机会关闭报告，以查看哪些业务代表在指定时间内没有完成跟踪销售机会。然后，业务代表可以根据这些信息进行评估。
该日期字段还能够生成警报。如果可以在系统中设置，当距离销售机会关闭还剩7天时，会通过电子邮件或其他方式提醒销售代表或管理员。当工作量比较大的时候，类似的提醒有很大的帮助。在大多数CRM系统中，这个提醒的设置可以通过工作流系统来完成。
4、可能性的设定与业务代表的考核有关
不同的目标客户有不同的困难。如果仅仅根据能否获得销售机会来评价业务代表，有时可能会有偏差。为此，有的公司领导会乘以一个难度系数。例如，在标准情况下，获得销售机会可以给予1000元的奖励。然后根据销售额、产品内容等因素给出难度系数。如果有一定难度，则给出2.5的系数。那么当销售代表抓住这个销售机会时，他就能获得2500元的奖励。相反，当意向客户比较容易获得时，可以将系数设置为低于1。通过调整难度系数，可以使评估更加公平。这个难度因素可以通过可能性来定义。
不过，这里要提醒的一点是，在某些系统中，可能性意味着另一种含义，即这个销售机会可以转化为正式订单的概率。在设计良好的系统中，这个比率可以根据销售阶段自动更新。例如，给客户样品并得到客户确认后，表明这个销售机会有60%的机会转化为订单等。
5、线索来源分析帮助企业管理者做出合理决策
最后要强调的是销售机会线索来源的分析。一个企业可以参加多个展览会。如广交会、上海产品博览会等，也可能参加国外展会。或者通过阿里巴巴平台等获得相关机会。现在的问题是企业需要评估哪些销售机会价值更高。了解了这些信息，企业以后就可以选择参与相关活动。毕竟参加各种展会或者使用阿里巴巴平台都需要资金和人力的投入。相关阅读：分析CRM数据质量的价值？
